erich1200965203

Di tengah persaingan bisnis dalam era gobalisasi saat ini, setiap perusahaan harus memiliki strategi agar dapat survive dan memenangi pesaingan. Tapi strategi yang bagaimana dan seperti apa?

Melihat kiprah perusahaan besar seperti Google, Microsoft, Samsung Group, Toyota dan Unilever di kancah global, rasanya setiap orang tidak meragukan lagi keberhasilan strategi yang mereka terapkan. Percaya atau tidak, perusahaan-perusahaan ini memulai keberhasilan mereka dengan memfokuskan strategi bukan hanya ke hal-hal yang bersifat pencapaian target dan revenue semata, tetapi membangun perusahaan berbasis pengetahuan atau knowledge based enterprise.

Bagi perusahaan yang sudah menjalankan konsep knowledge based enterprise ini, pengetahuan menjadi sumber daya yang paling penting dan strategis bagi perusahaan. Organisasi perusahaan harus selalu mencari cara untuk mengelola pengetahuan yang terdapat pada diri masing-masing individu anggotanya untuk menghasilkan produk, jasa maupun solusi yang berkualitas dan bersaing.

Perusahaan-perusahaan di atas merupakan contoh perusahaan yang mampu menciptakan pengetahuan dan mengintegrasikannya dalam proses bisnis sehari-hari. Dengan berbasis pengetahuan, mereka mampu menciptakan intellectual capital melalui transformasi pengetahuan individu maupun organsasi menjadi produk, jasa dan solusi berkelas dunia.

Setidaknya pengakuan terhadap kesuksesan perusahaan-perusahaan di atas dalam menjadi knowledge based enterprise terkemuka di dunia telah dilegitimasi dengan prestasi mereka saat dinobatkan sebagai pemenang 2006 Global Most Admired Knowledge Enterprise (MAKE) Study. Studi ini dilakukan untuk mengukur seberapa besar komitmen dan kematangan perusahaan-perusahaan di dunia yang telah knowledge-driven.

Studi yang berlangsung setiap tahun sejak 1998 ini dilakukan oleh Teleos, sebuah badan penelitian mandiri di bidang knowledge management dan intellectual capital di Inggris yang bekerjasama dengan The KNOW Network, sebuah komunitas organisasi seluruh dunia berbasis internet yang berdedikasi menggapai kinerja superior melalui benchmarking, networking dan best practice knowledge sharing. Benchmarking ini dilakukan dengan bercermin pada pemenang the Most Admired Knowledge Enterprise (MAKE).

Ajang ini juga diselenggarakan di tingkat regional seperti Asia, Eropa dan Amerika Utara. Pemenang-pemenang tingkat regional ini nantinya akan bersaing dalam tingkat global. Indonesia sendiri cukup beruntung karena telah mengadakan Indonesian Most Admired Knowledge Enterprise (MAKE) Study sejak tahun 2005. Di dalam negeri, ajang ini diselenggarakan oleh Dunamis Organization Services yang didukung Asian Productivity Organization yang berbasis di Tokyo dan Teleos sendiri sebagai penyelenggara Global MAKE Study.

Saat ditemui HC beberapa waktu lalu, Andiral Purnomo selaku Chairman 2007 Indonesian KM Conference & Workshop sekaligus Associate Partner Dunamis Organization Services mengatakan bahwa diselenggarakannya MAKE Study di Indonesia secara langsung dapat membuat perusahaan-perusahaan Indonesia dikenal di tingkat internasional.

“Pihak Teleos selaku penyelenggara Global MAKE Study memberikan wildcard, tiga pemenang teratas otomatis menjadi finalis di tingkat Asia. Coba dibayangkan, untuk menjadi finalis minimal harus direkomendasikan oleh 10% panelis di Asia yang berjumlah paling sedikit 500 orang. Berarti kan minimal ada 50 pimpinan perusahaan Asia. Bisa jadi kalau kita ikuti jalur resmi tidak ada satu pun perusahaan Indonesia yang bisa masuk ke final apalagi menjadi winner”.

Sebagai contoh adalah PT Unilever Indonesia Tbk yang selama dua tahun berturut-turut sejak 2005 menjadi wakil Indonesia yang mampu menjadi pemenang di tingkat Asia bersanding sejajar dengan perusahaan-perusahaan besar seperti LG Electronics, Samsung SDS, Samsung Advanced Institute of Technology, POSCO (Korea Selatan), Canon, Sony, Honda Motor, Nissan Motor, Toyota Motor Corporatin (Jepang), Infosys Technologies, Satyam Computer Sevices, Tata Consultancy Services, Tata Steel, Wipro Technologies (India) dan BHP Biliton (Austarlia).

Menuju Knowledge Based Country

Kesadaran perusahaan-perusahaan di Indonesia saat ini terhadap penerapan knowledge management menurut Andiral sudah cukup tinggi meskipun masih ada yang baru sebatas tahu arti penting knowledge enterprise namun belum tahu apa knowledge enterprise sebenarnya. Ia melihat ada karakteristik yang menonjol dari perusahaan yang telah menerapkan konsep knowledge enterprise. “Karakteristik yang menonjol dalam knowledge enterprise tercermin dari kriteria, pertama, budaya mereka berbasis pengetahuan. Kedua, mengembangkan knowledge worker melalui leadership”, ujar Andiral.

Menurutnya lagi, ini berarti organisasi-organisasi knowledge enterprise memiliki ciri-ciri antara lain sudah menganggap karyawan bukan sekedar human resource tetapi sebagai human capital. Karyawan benar-benar sudah menjadi real asset, bukan lagi alat produksi. “Jadi perusahaan yang benar-benar sudah memiliki kesadaran tinggi bahwa karyawan benar-benar harus dimanusiakan dan diakui sebagai manusia yang utuh”.

Bila di Indonesia keadaannya seperti itu, maka lain lagi dengan kondisi di tingkat global. Perusahaan-perusahaan di negara yang sudah menjelma menjadi knowledge based country sudah menyadari bahwa knowledge merupakan bagian dari competitive advantage. “Oleh karena itu mereka benar-benar menjabarkan knowledge management dalam satu strategi yang jelas terlepas dari business strategy. Karena mereka menyadari bahwa di era sekarang kunci persaingan adalah kemampuan mengelola pengetahuan manusia yang outputnya adalah kemampuan pembelajaran,” Andiral menjelaskan.

Selain itu dengan adanya MAKE Study, ia berharap Indonesia dapat bertransformasi menjadi knowledge based country dan masyarakatnya dapat menjadi knowledge based society. Karena di tengah persaingan yang ketat, negara yang berbasis pengetahuan yang mendorong inovasi akan mampu membantu pertumbuhan bisnis yang baik. Ia mencontohkan negara seperti Finlandia yang memiliki lembaga-lembaga pemerintahaan yang mendukung dan mendrive organisasi dan perusahaan berbasis pengetahuan.

Dengan sendirinya, environment bisnis seperti ini akan memudahkan perusahaan dan organisasi dalam menjalankan dan mengembangkan bisnis mereka. Hal ini akan berpengaruh terhadap peningkatan kesejahteraan masyarakat. Karena perusahaanperusahaan akan mampu menjadi perusahaan yang unggul, kompetitif dan otomatis dapat memberikan lapangan pekerjaan bagi masyarakat.

Untuk menuju knowledge based country, pemerintah selaku pemegang kebijakan memegang kunci perubahan tersebut. Yang pertama kali harus dilakukan tentu saja memperbaiki dunia pendidikan. Sebab pembelajaran tidak bisa terlepas dari konsep knowledge itu sendiri. Jadi, siapkah kita?

source : http://www.portalhr.com/majalah/1id767.html

Ada berbagai cara yang dapat dilakukan oleh perusahaan dalam rangka membangun knowledge management. Biasanya perusahaan-perusahaan mempunyai cara yang berbeda dalam membangun knowledge management di perusahaannya. Berbicara mengenai pengembangan knowledge management, perusahaan yang berbasis teknologi seperti perusahaan IT dan telekomunikasi memiliki keuntungan tersendiri dalam hal ini. Dengan perangkat sistem teknologi yang tersedia, perusahaan dapat leluasa membangun knowledge management system mereka.

Sebagai perusahaan yang bergerak di industri telekomunikasi, PT Excelcomindo Pratama Tbk merupakan salah satu perusahaan yang mengembangkan knowledge management system berbasis teknologi. Saat di temui HC, Joris de Fretes selaku Director-Corporate Services Excelcomindo mengutarakan bahwa pengembangan knowledge management di perusahaannya dikarenakan faktor kebutuhan.

“Karena kita terus berubah sehingga ilmunya juga terus bertambah. Mobilitas orang pun semakin tinggi. Sehingga kita membutuhkan suatu bentuk bagaimana men-transfer pengetahuan dengan mudah. Salah satunya dengan knowledge management yang dulunya dimulai dengan sharing knowledge. Sekarang kita sudah bangun lebih otomatis dan semua sudah masuk di komputer”, ujar Joris.

Sementara itu Jan S. Tanumihardja, General Manager HC-Learning & Developmet Excelcomindo melihat fungsi knowledge management sangat penting bagi perusahaan seperti XL yang dituntut untuk selalu memberikan layanan informasi yang akurat dan aktual pada pelanggannya melalui call center mereka.

Jan juga menambahkan bahwa knowledge management yang ada di tempatnya merupakan sumber informasi yang sangat berharga. “Kita melihat bahwa company yang mempunyai sumber informasi yang solid dan juga kaya itu selalu mempunyai benefit. Dan terbukti banyak company yang menggunakan knowledge management karena value yang daripada company ada disitu”, tuturnya.

Menurut Joris, kesuksesan XL membangun knowledge management karena mereka memiliki system yang kuat. Ukuran kesuksesan tersebut paling tidak telah diakui dengan prestasi sebagai salah satu pemenang 2007 Indonesia Most Admired Knowledge Enterprise (MAKE) yang melibatkan CEO dan direktur dari berbagai perusahaan di Indonesia sebagai panelis. Tak hanya itu, dalam penilaian XL juga menyandang predikat tiga besar sehingga berhak mewakili Indonesia dalam 2007 MAKE Award tingkat Asia.

Dua Arah
Jan S. Tanumihardja berharap dengan adanya knowledge management karyawannya dapat melakukan suatu aktivitas yang terpadu dimana mereka memperoleh informasi yang benar dan sesuai dalam menjalankan proses transfer knowledge. Namun proses knowledge management yang ideal menurutnya harus bersifat dua arah.

Jadi karyawan juga harus memberikan feedback terhadap suatu persoalan seperti menceritakan pengalamannya. Melalui sistem tersebut, karyawan dimungkinkan untuk men-share pengalamannya ke dalam sistem knowledge management yang nantinya akan dibaca dan diketahui orang lain. Setelah itu pembacanya dapat memberikan respon atau masukan. Dari situlah proses transfer knowledge terjadi.

Namun, hal itulah yang menurut Jan belum tercapai sepenuhnya dan menjadi tantangan baginya. “Tendensi orang paling senang baca yang sudah ada. Kalau disuruh menulis malas”. Oleh karena itu ia melakukan sedikit “pemaksaan”. Contohnya setelah mengirim orang untuk training, dia diharuskan untuk sharing informasinya ke dalam knowledge management. Namun ia lebih mengharapkan kesadaran diri karyawannya untuk sharing. “Itu kan yang susah. Karena orang biasanya tidak mau sharing”, serunya.

“Meskipun sampai sekarang sudah jalan, tetapi saya sebagai orang yang bertanggung jawab untuk knowledge management sepertinya masih belum puas. Karena belum benar-benar dipakai semua orang. Artinya kita ingin bahwa pengetahuan atau knowledge yang ada dalam portal dan server itu bukan hanya sebagai info atau pengetahuan, tetapi dipakai dan harus aktif. Kalau itu sudah berjalan saya rasanya baru puas bahwa knowledge management benar-benar ada”.

Perlu Komitmen
Agar knowledge management dan proses sharing pengalaman dapat berjalan dengan baik, menurut Jan selain diperlukan infrastruktur juga butuh komitmen untuk memulainya. “Kebetulan di tempat kami infrastrukturnya memang sudah ada. Sehingga awalnya informasi kita kemas, lalu kita bikin pilar aktivitasnya”, kata Jan.

Namun untuk perusahaan yang tidak mempunyai infrastruktur bukan berarti knowledge management tidak bisa dijalankan. Karena sebetulnya ada banyak cara untuk melakukan knowledge management dan bagi Jan komputer hanyalah sebagai alat penyimpan data.

“Misalnya melalui aktivitas book sharing, informasi mengenai Standard Operating Procedure perusahaan, itu juga bisa dipakai orang lain untuk memperbaiki kinerjanya. Dan saya pikir banyak sekali perusahaan yang peralatannya tidak seperti kami. Dan XL beruntung bisa dalam kondisi seperti itu. Banyak perusahaan yang jaringannya tidak seperti XL tapi juga sukses dalam hal tersebut”.

Terakhir, Jan berpendapat bahwa sudah seharusnya company lain memberikan perhatian terhadap pengembangan knowledge management ini. Karena hal ini dapat menjadi nilai lebih bagi perusahaan sekaligus menjadi modal dalam mengarungi persaingan bisnis yang kian ketat. (adt)

source : http://www.portalhr.com/majalah/1id813.html

(TQM) adalah suatu pendekatan manajemen yang menempatkan  mutu sebagai strategi usaha,  dengan cara melibatkan seluruh anggota organisasi dalam upaya peningkatan mutu secara berkesinambungan dan sepenuhnya berorientasi pada kepuasan pelanggan.

Total Quality Management (TQM) merupakan paradigma baru dalam menjalankan bisnis, yang berupaya untuk memaksimumkan daya saing organisasi melalui perbaikan secara berkesinambungan atas kualitas produk, jasa, manusia, proses dan lingkungan organisasi. TQM merupakan pendekatan yang seharusnya dilakukan organisasi masa kini untuk memperbaiki kualitas produknya, menekan biaya produksi dan meningkatkan produktivitasnya.
Sukses tidaknya implementasi TQM sangat ditentukan oleh kompetensi SDM perusahaan untuk merealisasikannya. Penerapan manajemen sumber daya manusia tidak berdiri sendiri tetapi terikat dengan paket TQM dan harus selaras dengan perubahan proses.
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui sikap manenjer menengah terhadap penerapan TQM yakni fokus pada pelanggan pelibatan dan pemberdayaan karyawan, kerja sama tim, pendidikan dan latihan, perbaikan berkesinambungan serta pengaruhnya terhadap kinerja manajerial. Disamping itu penelitian juga bertujuan mengetahui perbedaan sikap manajer menengah operasional dan non operasional terhadap faktor kritsis TQM.
Sampel yang dipergunakan dalam penelitian ini adalah 100 orang manajer menengah, yang diambil dengan cara simple random sampling. Analisis regresi linier berganda digunakan untuk mengetahui pengaruh faktor kritis TQM terhadap kinerja manajer. Sedang untuk mengetahui ada tidaknya perbedaan sikap manajer menengah operasional dan non operasional terhadap faktor kritis TQM dipergunakan uji beda(t test).
Hasil penelitian menunjukkan bahwa secara serentak sikap manajer menengah terhadap faktor kritis TQM berpengaruh terhadap kinerja manajerial. Analisis dengan menggunakan uji beda menunjukkan tidak ada perbedaan sikap antara manajer menengah operasional dan non operasional terhadap faktor kritis TQM.
Penelitian ini memperkuat penelitian sebelumnya bahwa penerapan TQM mempengaruhi kinerja manajerial dan penerpan TQM sangat ditentukan kompetensi SDM.

IMPLEMENTASI TOTAL QUALITY MANAGEMENT

A. PERUBAHAN LINGKUNGAN

Dalam era globalisasi dan liberalisasi perdagangan, terjadi berbagai perubahandalam hampir semua aspek, misalnya dalam aspek ekonomi, politik, sosial budaya, teknologi, hukum, hankam, dan aspek lainnya. Berbagai tren baru dalam lingkungan manufaktur membawa dampak terhadap kualitas.

Kelangsungan hidup perusahaan sangat tergantung pada kemampuan untuk memberi respons terhadap perubahan-perubahan tersebut secara efektif. Umumnya perubahan yang terjadi disebabkan oleh berbagai kekuatan yang ada, baik internal maupun eksternal.

Ada empat kekuatan eksternal utama, yaitu karakteristik demografi, kemajuan teknologi, perubahan pasar, dan tekanan sosial serta politik.

Kekuatan internal bisa dipengaruhi oleh masalah sumber daya manusia dan perilaku atau keputusan manajerial.

1.    Permasalahan sumber daya manusia

Munculnya masalah ini berkaitan dengan persepsi karyawan atas perlakuan terhadap mereka dalam pekerjaan dan kesesuaian antara kebutuhan dan keinginan individual dan organisasional.

2.    Perilaku/keputusan manajerial

Konflik interpersonal, perilaku pemimpin yang tidak sesuai, sistem penghargaan yang tidak memadai serta adanya reorganisasi structural merupakan factor-faktor pendorong perlunya perubahan yang berkaitan dengan perilaku/keputusan manajerial.

Total quality management merupakan suatu konsep manajemen m,odern yang berusaha untuk merespons secara tepat terhadap setiap perubahan yang ada, baik yang didorong oleh kekuatan eksternal maupun internal. TQM lebih berfokus pada tujuan perusahaan untuk melayani kebutuhan pelanggan dengan memasok barang dan jasa yang memiliki kualitas setinggi mungkin.

Kehadiran TQM sebagai paradigma baru menurut komitmen jangka panjang dan perubahan total atas paradigma manajemen tradisional. Perlunya perubahan total dikarenakan cara menjalankan bisnis dengan TQM berbeda sekali dengan cara tradisional. Perbedaan pokok adalah berupa karakteristik yang tercakup dalam unsur-unsur TQM, yang meliputi:

• · Fokus pada pelanggan eksternal dan internal
• · Memiliki obsesi tinggi terhadap kualitas
• · Pendekatan ilmiah dalam pengambilan keputusan dan pemecahan masalah
• · Adanya komitmen jangka panjang
• · Kerja sama tim
• · Adanya keterlibatan dan pemberdayaan karyawan
• · Perbaikan proses secara berkesinambungan
• · Adanya pendidikan dan pelatihan karyawan yang bersifat bottom-up
• · Adanya kebebasan yang terkendali
• · Adanya kesatuan tujuan

Munculnya TQM juga dikarenakan adanya kekurangan atau kesalahan dalam menjalankan bisnis dengan mengunakan pendekatan tradisional. Beberapa kekurangan atau kesalahan tersebut (Fandy, 1995:329), antara lain sebagai berikut:

1. Berfokus pada jangka pendek
2. Cenderung bersifat arogan, tidak berfokus pada pelanggan
3. Memandang rendah kontribusi potensial karyawan
4. Menganggap bahwa mutu yang lebih baik hanya dapat dicapai dengan biaya yang tinggi
5. Mengutamakan bossmanship bukan leadership

B. PERSYARATAN IMPLEMENTASI TQM

Untuk melakukan suatu perubahan sering kali tidak mudah, apalagi bila menyangkut perubahan yang bersifat fundamental dan menyeluruh. Berkaitan dengan perubahan tersebut, ada beberapa hal yang harus diperhatikan, yaitu berikut ini:

1.    Perubahan sulit berhasil bila manajemen puncak tidak menginformasikan proses perubahan secara terus-menerus kepada para karyawannya.

2.    Persepsi karyawan terhadap perubahan sangat mempengaruhi penolakan perubahan. Karyawan akan mendukung perubahan bila mereka merasa bahwa manfaat perubahan akan lebih besar daripada biaya yang ditimbulkan terutama biaya karyawan.

Ada beberapa persyaratan untuk melaksanakan TQM (Goetsch, 1997:264) (Fandy, 1995:332) yaitu :

1. Komitmen manajemen puncak
2. Komitmen atas sumber daya yang dibutuhkan
3. Organization wide steering committee
4. Perencanaan dan publikasi
5. Infrastruktur yang mendukung penyebarluasan dan perbaikan terus menerus

Keseluruhan persyaratan diatas merupakan tugas awal yang harus dilakukan dalam memulai implementasi TQM. Selain tugas-tugas tersebut, masih ada beberapa tugas lainnya yang harus dilakukan, yaitu sbb:

1. Melatih steering committee, yang meliputi hal-hal seperti empat belas poin deming, deming’s seven deadly diseases, tujuh alat/piranti utama perbaikan, dan pembentukan tim kerja.
2. Identifikasi kekuatan dan kelemahan organisasi, yaitu mengenai kemampuan statistic, pengumpulan data, dan kemampuan analisis.
3. Identifikasi pendukung potensial TQM, yaitu dengan bagian apa yang paling mungkin menjadi pendukung TQM dan siapa yang menolak TQM.
4. Identifikasi pelanggan eksternal dan internal
5. Menyusun cara untuk menentukan kepuasan pelanggan (eksternal dan internal), antara lain dengan melakukan patok duga pada perusahaan pesaing terkuat untuk mengukur perbaikan/kemajuan yang dicapai.

C. PERANAN MANAJEMEN DALAM IMPLEMENTASI TQM

TQM merupakan transformasi budaya yang didorong oleh definisi ulang (reengineering) terhadap peranan manajemen. Pihak manajemen harus mebubah dirinya terlebih dahulu, baik aspek nilai, keyakinan, asumsi, maupun cara mereka menjalankan bisnis. Peranan merupakan tanggung jawab, perilaku, atau prestasi kinerja yang diharapkan dari seseorang yang memiliki posisi khusus (Bounds, et al, 1994:1334). Selain melaksanakan kepemimpinan yang diharapkan dapat memotivasi dan mengarahkan para karyawan untuk mencapai tujuan organisasi, manajemen puncak juga bertanggung jawab dalam mengatasi setiap penolakan terhadap perubahan ke arah manajemen baru. Dalam mengatasi penolakan terhadap perubahan tersebut, manajer puncak dapat menggunakan salah satu strategi berikut (Kreitner dan Kinicki, 1994:737).

1.    Pendidikan dan Komunikasi

2.    Partisipasi dan Keterlibatan

3.    Fasilitas dan Dukungan

4.    Negosiasi dan Kesepakatan

5.    Manipulasi dan Cooptation

6.    Paksana Secara Eksplisit dan Implisit

Hasil analisis yang dilakukan Benson (et al., 1991) (dalam Hessel, 2003:81) persepsi manajer mengenai manajemen kualitas ideal dan actual dengan instrument tentang delapan area kritikal manajemen kualitas, yaitu peran kepemimpinan, kebijakan kualitas, training product service design, manajemen kualitas pemasok, data kualitas dam pelaporan serta hubungan karyawan. Alat analisis digunakan adalah regresi berganda. Hasil analisis menunjukkan bahwa organizational quality context ternyata mempengaruhi persepsi manajemen kualitas actual maupun ideal.

D. PENDEKATAN IMPLEMENTASI YANG HARUS DIHINDARI

Agar implementasi TQM dapat berjalan dengan sukses, perusahaan harus mempelajari semua informasi yang ada, baik mengenai implementasi yang sukses maupun yang gagal di perusahaan lain. Ada beberapa pendekatan implementasi TQM yang harus dihindari (Fandy, 1995:341), yaitu sbb:

1.    Jangan melatih semua karyawan sekaligus

2.    Jangan tergesa-gesa menerapkan TQM dengan melibatkan terlalu banyak orang dalam satu tim

3.    Implementasi TQM tidak boleh didelegasikan

4.    Jangan memulai implementasi bila manajemen belum benar-benar siap

E. FASE-FASE IMPLEMENTASI

Menurut Cortado (1993:179-182), ada lima tahap transformasi yang dilalui suatu perusahaan, yaitu tahap kesadaran awal, implementasi sebagian, aktivitas estensif, hasil-hasil nyata dan terbaik dalam industri dengan karakteristik setiap tahap.

Menurut George dan Weimerskirch (1994:259-269), ada enam fase utama dalam implementasi TQM, yaitu sbb:

1.    Komitmen manajemen puncak terhadap perubahan

2.    Penilaian system perusahaan secara internal dan eksternal

3.    Pelembagaan focus pada pelanggan

4.    Pelembagaan TQM dalam perencanaan strategic, keterlibatan karyawan, manajemen proses, dan system pengukuran

5.    Penyesuaian dan perluasan tujuan manajemen guna memenuhi dan melampaui harapan pelanggan

6.    Perbaikan atau penyempurnaan system

Sementara itu, Goetsch dan Davis (1997:584-589) memberikan klasifikasi fase implementasi yang lebih rinci dan sistematis. Fase implementasi TQM dikelompokkan menjadi tiga fase yaitu :

1.    Fase Persiapan

Langkah A: Membentuk Total Quality Steering Committee

Langkah B: Membentuk Tim

Langkah C: Pelatihan TQM

Langkah D: Menyusun Pernyataan Visi dan Prinsip sebagai Pedoman

Langkah E: Menyusun tujuan umum

Langkah F: Komunikasi dan Publikasi

Langkah G: Identifikasi Kekuatan dan Kelemahan

Langkah H: Identifikasi Pendukung dan Penolak

Langkah I: Memperkirakan Sikap Karyawan

Langkah J: Mengukur Kepuasan Pelanggan

2.    Fase Perencanaan

Langkah K: Merencanakan pendekatan Impelementasi, kemudian menggunakan siklus PDCA (Plan, Do, Check and Adjust)

Langkah L: Identifikasi Proyek

Langkah M: komposisi Tim

Langkah N: Pelatihan Tim

3.    Fase Pelaksanaan

Langkah P: Penggiatan Tim

Langkah Q: Umpan Balik kepada Steering Committee

Langkah R: Umpan Balik dari Pelanggan

Langkah S: Umpan Balik dari karyawan

Langkah T: Memodifikasi Infrastruktur

Keberhasilan implementasi TQM sangat dipengaruhi oleh fasilitas pendukungnya yaitu infrastruktur organisasi. Infrastruktur organisasi tersebut meliputi berikut ini:

1. Hubungan jangka panjang dengan pelanggan
2. Dukungan manajemen puncak
3. Manajemen tenaga kerja
4. Hubungan jangka panjang dengan pemasok.
5. Sikap kerja pekerja

F. PENGARUH IMPLEMENTASI TQM PADA KINERJA ORGANISASI.

Pengaruh penerapan TQM pada kinerja organisasi (Hessel, 2003:84) meliputi atas berikut ini.

1.    Proses desain produk.

2.    Manajemen arus proses.

3.    Statistical quality control.

4.    Hubungan jangka panjang dengan pelanggan.

5.    Sikap kerja pekerja

6.    Kinerja organisai pada keunggulan kompetitif.

G. HAMBATAN IMPLEMENTASI TQM DI INDONESIA.

Hasil analisis implementasi TQM di Indonesia menunjukkan ketidaksempurnaan implementasi TQM dan kurangnya infrastruktur yang mendukung implementasi TQM. Secara umum, terdapat beberapa factor penyebab yang memungkinkan keadaan tersebut (Hessel, 2003:98) yaitu sbb:

1.    Kurangnya komitmen manajemen puncak.

2.    Kurangnya dukungan infrastruktur untuk implementtasi TQM.

3.    Partial quality management

4.    Kurangnya pengetahuan tentang kkosep TQM yang akan mempersulit karyawan untuk menerima dan menerapkan kosep TQM.

5.    Budaya organisasi kurang mendukung implementasi TQM, dimana belum sepenuhnya berfokus pada kepuasan pelanggan.

source : http://elqorni.wordpress.com/2008/06/03/227/

Secara umum, lemahnya daya saing merupakan faktor utama yang menyebabkan usaha kecil menengah (UKM) kita kurang berkembang di pasar global. Bila kita telaah lebih jauh, ternyata permasalahannya ada pada kurangnya pengetahuan (knowledge) yang dimiliki dari para pengusaha tersebut. Wajar saja, karena memang mayoritas pendidikan pengusaha kecil menengah di Indonesia masih rendah.

Padahal seperti telah diketahui, pengetahuan memegang peranan yang sangat penting dalam kemajuan perusahaan. Semakin unggul pengetahuan suatu perusahaan dan sumber daya manusianya (SDM) maka akan semakin tinggi daya saing perusahaan di pasar global.

Contohnya adalah kesuksesan Microsoft dalam menjadi salah satu perusahan Information Technology (IT) terbesar di dunia. Sangat terbukti, bahwa Microsoft berhasil karena kekuatan pengetahuan yang dimiliki oleh pendiri dan pegawai-pegawainya. Lihat saja, harga saham Microsoft yang dihargai tinggi oleh masyarakat bukan dihitung berdasarkan aset yg dimiliki microsoft, namun lebih karena Microsoft memiliki pegawai dengan pengetahuan yang di atas rata-rata perusahaan lain.

Namun, pertanyaannya sekarang adalah bagaimana cara yang efektif dan efesien dalam meningkatkan pengetahuan di sebuah perusahaan? Berapa banyak dana yang harus dikeluarkan untuk mengirim karyawan ke lembaga pelatihan, sekolah, atau seminar agar terjadi peningkatan pengetahuan? Lalu, bagaimana bila perusahaan anda memiliki karyawan yang lumayan banyak? Berapa lama waktu yang dibutuhkan?

Inilah beberapa pertanyaan yang biasa diajukan para pengusaha maupun pemimpin perusahaan. Namun, mau tidak mau, proses peningkatan pengetahuan tetap harus dilakukan. Karena, salah satu kunci untuk memenangi kompetisi adalah kekuatan dari karyawan yang cerdas atau knowledge worker. Semakin cerdas dan pintar karyawan di perusahaan anda, maka akan semakin mudah pula perusahaan anda menghadapi perubahan dan memenangi kompetisi.

Salah satu solusi yang menarik saat ini adalah dengan menerapkan sebuah sistem yang mampu meningkatkan pengetahuan di internal perusahaan yang dinamakan sistem knowledge management.

Sederhananya, knowledge management merupakan sebuah sistem database berbasis web yang berguna dalam mengelola seluruh pengetahuan yang dimiliki oleh perusahaan dan pegawainya. Mengelola disini tidak sebatas menyimpan, namun juga menciptakan budaya pembelajaran di lingkungan karyawan melalui proses pertukaran pengetahuan. Sehingga, akan memudahkan karyawan dalam melakukan pembelajaran secara mandiri dan memudahkan dalam memberikan solusi bagi masalah-masalah yang dihadapinya maupun yang dihadapi pelanggan.

Dengan begitu, maka proses peningkatan knowledge seluruh karyawan tidak memakan biaya besar dan waktu yang lama. Dan secara perlahan tapi pasti, budaya pembelajaran akan semakin tumbuh di lingkungan perusahaan. Alhasil, perusahaan pun bisa percaya diri berkompetisi untuk menjadi yang terbaik.

Contoh baru-baru ini yang paling menarik adalah IBM. Pada akhir tahun 2000, pertumbuhan perusahaan yang terkenal dengan bisnis personal computer (PC) dan semikonduktor itu terus merugi. Namun, pada akhir tahun 2005, IBM mencatatkan pendapatan perusahaan yang luar biasa. Earning per share IBM menjadi 4,87 dollar US pada tahun 2005.

Lalu, apa kuncinya sehingga IBM berhasil kembali menjadi perusahaan yang sangat menguntungkan? Ternyata, salah satu yang dilakukan IBM adalah dengan membangun motivasi karyawan dan menciptakan kompetensi karyawannya melalui penerapan knowledge management. IBM percaya bahwa dengan peningkatan motivasi dan kompetensi karyawan yang signifikan, maka perusahaan akan bisa menciptakan produk dan solusi bagi pelanggannya.

Di Indonesia, setidaknya ada beberapa perusahaan yang telah menerapkan knowlegde management. Di antaranya adalah PLN, UTE Pandu engineering selaku anak perusahaan United Tractor, dan Wijaya Karya. Alasan yang dikemukakan perusahaan-perusahaan tersebut hampir sama, yakni untuk menciptakan budaya pembelajaran dan mempermudah penciptaan solusi, yang pada akhirnya mampu meningkatkan kapitalisasi perusahaan.

Nah, berkaca dari perusahaan-perusahaan besar yang sukses menerapkan knowledge management, timbul pertanyaan. Apakah usaha kecil menengah (UKM) perlu juga menerapkan sistem knowledge management? Seberapa pentingkah?

Jawabannya cukup sederhana, sangat penting. Kenapa? Seperti kita ketahui, salah satu penyebab UKM kurang memiliki daya saing yang tinggi adalah karena mayoritas pendirinya hanya berpendidikan SMP dan SMU. Sehingga, kemampuan bersaing di tingkat global menjadi terbatas. Untuk itu, peningkatan knowledge bagi UKM dan seluruh pegawainya menjadi suatu keharusan.

Atau bila menggunakan logika sederhana, bila perusahaan besar menerapkan knowledge management untuk pertumbuhan perusahaannya, tentunya UKM harus lebih serius lagi dalam menerapkan knowledge management. Sehingga UKM bisa melakukan lompatan lebih jauh agar bisa cepat menjadi perusahaan besar.

Dalam sistem knowledge management, setidaknya ada tiga proses yang harus dilakukan. Proses pertama adalah eksplorasi, yaitu melakukan pemetaan dalam organisasi mengenai knowledge yang dimiliki oleh setiap divisi, baik yang berhubungan dengan sumber daya manusia, produk, pasar, maupun pelanggan. Dengan begitu, maka akan mudah dilakukan proses pencarian dan pengumpulan seluruh pengetahuan yang dimiliki perusahaan maupun pengetahuan yang dikuasai oleh tiap pegawai.

Kedua, proses pembelajaran. Pada tahap ini dilakukan cara memanfaatkan pengetahuan tersebut secara maksimal. Bisa dengan pertukaran antar individu maupun secara perorangan. Atau, bisa dilakukan melalui forum interaktif untuk berbagi pengetahuan secara online. Pada tahap ini, akan tercipta budaya pembelajaran yang semakin lama semakin kuat. Kenapa? Karena pada dasarnya setiap orang haus akan informasi dan pengetahuan. Akibatnya, perusahaan pun akan semakin kaya akan orang-orang yang kuat pengetahuannya.

Ketiga, proses mencari dan menciptakan pengetahuan baru. Tahap ini akan terjadi bila telah terjadi budaya pembelajaran yang kuat dalam perusahaan. Dan juga, kumpulan knowledge yang sebelumnya dimiliki perusahaan dalam sistem knowledge management tidak lagi mencukupi. Sehingga, tiap orang dalam perusahaan akan berusaha untuk mencari dan menemukan pengetahuan yang baru. Alhasil, kumpulan pengetahuan dalam sistem knowlegde management menjadi terus berkembang yang pada akhrinya akan menjadi sumber pengetahuan perusahaan yang lengkap dan update atau terus diperbaharui.

Nah, bila perusahaan Anda masih tergolong UKM, maka penerapan knowledge management akan menjadi suatu tantangan menarik. Apalagi bila sudah banyak terbukti mampu menigkatkan daya saing perusahaan.

source : http://kolumnis.com/seberapa-pentingkah-knowledge-management-bagi-ukm.html

Pendahuluan

Pada pertengahan tahun 1980-an, banyak individu dan organisasi mulai tertarik pada peran yang terus meningkat dari pengetahuan untuk dapat bertahan dalam lingkungan yang sangat kompetitif. Persaingan bebas dan internasional telah merubah dengan cepat bagi perusahaan untuk secara serius menekankan pada kualitas, tanggapan, keberagaman dan kustomisasi produk dan jasa. Dan dalam survey 1989, beberapa CEO perusahaan yang termasuk dalam Fortune 50 setuju bahwa pengetahuan merupakan faktor yang sangat fundamental yang berada dibalik keberhasilan perusahaan dan semua aktifitasnya. Mereka mempunyai anggapan bahwa kemampuan perusahaan untuk berkompetisi bergantung pada kualitas aset pengetahuan dan kemampuan pemanfaatannya dengan sempurna. Oleh karena itu banyak perusahaan-perusahaan besar dengan serius mencari cara untuk membangun dan mendapatkan nilai dari aset pengetahuan yang ada di dalam perusahaan mereka itu.

Knowledge Management (KM) merupakan langkah strategis bagi setiap perusahaan untuk mampu memanfaatkan aset pengetahuan. Dan artikel ini menjelaskan KM yang berbasiskan pada direktori kompetensi, sehingga setiap perusahaan akan lebih mampu memahami secara jelas terhadap pengetahuan yang diperlukan untuk mendukung satu kompetensi yang disyaratkan untuk satu pekerjaan tertentu di perusahaan/organisasi. Dan melalui artikel ini juga, perusahaan/organisasi akan memahami bahwa penerapan KM yang didukung sistem yang berbasiskan pada pendekatan direktori kompetensi akan sangat membantu penerapan KM secara sistematik.

Knowledge Management

Knowledge Management (KM) merupakan intervensi bersama-ssama dari sumber daya manusia, proses dan teknologi untuk mendukung proses pembuatan ( creation ), pembauran ( assimilation ), penyebaran ( dissemination ) dan pemanfaatan ( application ) pengetahuan di dalam lingkungan perusahaan / organisasi. Pembuatan pengetahuan (knowledge creation) adalah proses perbaikan pengetahuan tertentu selama proses pembelajaran. Pembauran pengetahuan (knowledge assimilation) adalah proses pengumpulan, penyimpanan dan penyaringan pengetahuan yang dibuat dengan pengetahuan yang sudah dipunyai sebelumnya. Penyebaran pengetahuan (knowledge dissemination) adalah proses akses dan distribusi pengetahuan untuk dipergunakan dalam pekerjaan yang lainnya. Pemanfaatan pengetahuan (knowledge application) adalah penggunaan pengetahuan yang ada untuk mendukung penyelesaian masalah-masalah yang dihadapinya. Pengetahuan dibangun atau dikembangkan melalui proses pengalaman dimana pengetahuan tersebut dipergunakan, seperti proses penyelesaian masalah, projek atau pekerjaan.

Di bawah ini terdapat beberapa pertanyaan dimana penerapan Knowledge Management (KM) seharusnya dapat memberikan jawaban:

• Pengetahuan/keahlian apa yang diperlukan oleh setiap pekerja untuk melaksanakan tugas-tugasnya?

• Apakah pengetahuan terdokumentasikan dan dapat disebarkan?

• Pengetahuan/keahlian apa yang dipunyai para pekerja pada saat ini?

• Bagaimana pengetahuan itu diukur?

• Pengetahuan apa yang vital bagi proses bisnis perusahaan/organisasi?

• Pengetahuan/keahlian apa yang diperlukan oleh para pekerja untuk masa depan?

• Bagaimana membangun keahlian/pengetahuan yang diperlukan organisasi secara efisien?

• Pelatihan apa yang diperlukan untuk meningkatkan keahlian/pengetahuan?

• Bagaimana mempersingkat proses pembelajaran dan menghemat biaya-biaya akuisisi keahlian?

• Bagaimana pengetahuan para pekerja dapat disebarluaskan dengan efektif?

Untuk dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut dengan baik, maka seharusnya dikembangkan satu pendekatan yang sistematik untuk penerapan Knowledge Management, dan tentunya pendekatan tersebut dapat juga dikembangkan dalam bentuk sistem berbasis komputer, sehingga penerapan KM tersebut akan lebih mudah dan sistematik. Pendekatan yang sangat baik adalah pendekatan kompetensi untuk membangun KM tersebut.

Direktori Kompetensi

Setiap perusahaan/organisasi mempunyai struktur organisasi untuk mendukung aktifitas-aktifitasnya dan mencapai sasaran-sasarannya yang telah ditetapkannya. Struktur organisasi tersebut mempunyai pekerjaan-pekerjaan (jobs) yang dijabat oleh pekerja yang sudah ditetapkan untuk menangani pekerjaan-pekerjaan tersebut. Untuk mampu melaksanakan pekerjaan tersebut dengan baik, maka setiap pekerjaan tersebut memberikan persyaratan kompetensi yang harus dimiliki oleh pekerja agar mampu melaksanakan tugas-tugas (tasks) yang ditanganinya. (Perhatikan gambar-1).

Kompetensi-kompetensi ini akan membentuk direktori kompetensi perusahaan/organisasi yang akan memperlihatkan fokus-fokus utama dalam pelaksanaan bisnisnya. Kompetensi-kompetensi tersebut akan saling terkait terhadap pekerjaan, sehingga satu kompetensi kemungkinan diperlukan oleh dua pekerjaan yang berbeda dan tentunya kemungkinan dengan level yang berbeda pula. Disamping hal itu, keberadaan kompetensi tersebut yang diperlukan oleh organisasi sangat dibatasi oleh keberadaan pekerja juga, misalnya sakit, meninggal dunia, mutasi ke departemen lain, pindah bidang keahlian/pengetahuan, pindah ke perusahaan lain. Oleh karena itu setiap organisasi/perusahaan harus mampu mengelola kompetensi-kompetensi utama yang ada di perusahaan untuk dapat mempertahankan kelangsungan atau keberadaan perusahaan dan mampu berkompetisi dengan baik.

Kompetensi-kompetensi yang seharusnya dimiliki oleh setiap pekerjaan dengan tingkat-tingkat tertentu sangat dipengaruhi oleh pengetahuan sebagai sumber untuk mendukung kompetensi-kompetensi yang diperlukan tersebut. Oleh karena itu, pengelolaan pengetahuan (knowledge management) sangat diperlukan oleh setiap perusahaan/ organisasi untuk dapat mendukung peningkatan kompetensi yang dimiliki oleh para pekerjanya, sehingga tugas-tugas yang diberikan oleh perusahaan/organisasi dapat dilaksanakan lebih baik dan cepat. Melalui Knowledge Management yang berbasis kompetensi tersebut, maka setiap pekerja akan dapat belajar dari pengalaman pekerja lainnya ketika dia menggantikan posisinya.

Knowledge Management System Berbasis Direktori Kompetensi

Knowledge Management System (KMS) merupakan sistem berbasis komputer untuk mendukung penerapan KM di perusahaan/organisasi, sehingga penyebaran dan pengaksesan pengetahuan akan lebih efisien dan efektif. Terdapat lima prinsip utama yang mendasari pengembangan Knowledge Management System (KMS) :

• Menyimpan pengetahuan secara online dan dapat dilakukan secara online . Macam-macam pengetahuan dipublikasikan dalam bentuk digital, dan jika diperlukan dicetak dalam kertas. Pengetahuan disimpan dalam jaringan Intranet, tidak disimpan dalam kabinet-kabinet atau kotak-kotak, karena pengetahuan yang sudah dijadikan dalam bentuk digital akan lebih efisien untuk dipelihara, dan akan lebih mudah untuk dianalisa, ditelusuri, diperbaharui dan disebarluaskan.

• Memudahkan akses pengetahuan online. Organisasi/perusahaan mempunyai tanggungjawab dan kewajiban untuk semua karyawan mempunyai akses yang sama terhadap pengetahuan yang sesuai dengan keperluannya

• Para pegawai menjadi “Knowledge Worker”. Para pegawai dituntut untuk meningkatkan kemampuannya ketika melayani pelanggan/kustomer internal atau eksternal, sehingga para pegawai mampu mengakses dengan segera terhadap pengetahuan yang terbaru dan akurat. Dalam hal ini, teknologi Web dapat memberikan fasilitas untuk mendorong perubahan budaya melalui lingkungan yang didukung oleh pengetahuan atau informasi yang dapat diakses dari berbagai lapisan, dan juga bisa saling melakukan sharing satu sama lain dengan mudah.

• Berkerja secara kemitraan (teamwork) untuk mencapai sasaran. Terdapat kebutuhan yang mendesak untuk dapat melakukan kerjasama secara lebih baik diantara para anggota atau departemen organisasi/perusahaan.

• Menghilangkan atau memperkecil penghalang dan memberikan contoh/model. Dalam era informasi, pimpinan perusahaan/organiasi seharusnya secara proaktif mendorong para pekerja untuk bisa saling berkerja sama, oleh karena itu pimpinan memberikan contoh atau model untuk selalu berbagi pengetahuan atau informasi dengan semua lapisan.

Teknologi Web dan Internet merupakan platform standard yang sudah banyak diterapkan di lingkungan perusahaan/organisasi, dan teknologi ini dapat mendukung prinsip-prinsip utama KMS dengan baik dan fleksible. Oleh karena itu teknologi ini sangat cocok dipergunakan untuk mengembangkan Knowledge Management System (KMS) berbasis direktori kompetensi ini.

Untuk dapat membangun dan menerapkan KMS berbasis direktori kompetensi ini dengan baik, maka Knowledge Director atau pimpinan projek penerapan KM di perusahaan/organisasi harus dapat memahami relasi-relasi dengan baik antara struktur organisasi, posisi pekerjaan dan kompetensi. (Seperti gambar-1).

Melalui relasi-relasi tersebut, KMS berbasis kompetensi mempunyai bagian-bagian utama, seperti :

• Jobs Directory. Seluruh posisi pekerjaan (jobs) harus jelas dalam struktur organisasi, dan setiap pegawai harus mempunyai posisi pekerjaannya. Direktori ini merupakan pemetaan struktur organisasi terhadap posisi pekerjaan.

• Competence Directory . Setiap pekerjaan akan mempunyai kompetensi-kompetensi yang disyaratkan. Direktori ini merupakan pemetaan pekerjaan terhadap kompetensi.

• Knowledge Directory . Setiap kompetensi memerlukan pengetahuan. Pengetahuan terdiri dari empat sumber utama yaitu pelatihan, konsultansi, forum diskusi dan dokumen. Keempat sumber utama ini saling terkait, sehingga satu sama lain bisa saling mendukung. Pengetahuan ini harus langsung terkoneksi dengan kompetensi-kompetensi dari posisi job, sehingga akan terjadi sharing pengetahuan secara langsung.

Kelebihan sistem ini adalah dapat dijadikan sebagai sarana untuk menganalisa terhadap kebutuhan training yang lebih akurat sesuai dengan kebutuhan, karena kompetensi-kompetensi yang diperlukan lebih transfaran terhadap pekerjaan. Sistem ini dapat diterapkan dalam berbagai lingkungan perusahaan.

Proses pembelajaran para pegawai akan terjadi terus menerus, sehingga sistem ini dapat memberikan penghematan biaya dan waktu dalam proses peningkatan kualitas Sumber Daya Manusia (SDM) perusahaan/organisasi, disamping hal itu pemberdayaan SDM akan lebih optimum untuk menangani pekerjaan-pekerjaannya dan tentunya akan dapat lebih saling berinteraksi untuk menyelesaikan masalah yang dihadapinya.

Penutup

Knowledge Management merupakan langkah strategis bagi setiap organisasi/perusahaan. Pendekatan direktori kompetensi merupakan pendekatan yang fleksibel untuk penerapan KM. Sistem KM berbasis teknologi Web dapat dikembangkan dengan memperhatikan tiga relasi utama antara Jobs Directory, Competence Directory dan Knowledge Directory . Sistem ini dapat memberikan penghematan biaya dan waktu dalam proses peningkatan kualitas dan pemberdayaan Sumber Daya Manusia (SDM) perusahaan/organisasi.

source : http://haitanrachman.wordpress.com/2007/09/25/knowledge-management-system-berbasis-kompetensi/