Knowledge Management System Berbasis Kompetensi
Pendahuluan
Pada pertengahan tahun 1980-an, banyak individu dan organisasi mulai tertarik pada peran yang terus meningkat dari pengetahuan untuk dapat bertahan dalam lingkungan yang sangat kompetitif. Persaingan bebas dan internasional telah merubah dengan cepat bagi perusahaan untuk secara serius menekankan pada kualitas, tanggapan, keberagaman dan kustomisasi produk dan jasa. Dan dalam survey 1989, beberapa CEO perusahaan yang termasuk dalam Fortune 50 setuju bahwa pengetahuan merupakan faktor yang sangat fundamental yang berada dibalik keberhasilan perusahaan dan semua aktifitasnya. Mereka mempunyai anggapan bahwa kemampuan perusahaan untuk berkompetisi bergantung pada kualitas aset pengetahuan dan kemampuan pemanfaatannya dengan sempurna. Oleh karena itu banyak perusahaan-perusahaan besar dengan serius mencari cara untuk membangun dan mendapatkan nilai dari aset pengetahuan yang ada di dalam perusahaan mereka itu.
Knowledge Management (KM) merupakan langkah strategis bagi setiap perusahaan untuk mampu memanfaatkan aset pengetahuan. Dan artikel ini menjelaskan KM yang berbasiskan pada direktori kompetensi, sehingga setiap perusahaan akan lebih mampu memahami secara jelas terhadap pengetahuan yang diperlukan untuk mendukung satu kompetensi yang disyaratkan untuk satu pekerjaan tertentu di perusahaan/organisasi. Dan melalui artikel ini juga, perusahaan/organisasi akan memahami bahwa penerapan KM yang didukung sistem yang berbasiskan pada pendekatan direktori kompetensi akan sangat membantu penerapan KM secara sistematik.
Knowledge Management
Knowledge Management (KM) merupakan intervensi bersama-ssama dari sumber daya manusia, proses dan teknologi untuk mendukung proses pembuatan ( creation ), pembauran ( assimilation ), penyebaran ( dissemination ) dan pemanfaatan ( application ) pengetahuan di dalam lingkungan perusahaan / organisasi. Pembuatan pengetahuan (knowledge creation) adalah proses perbaikan pengetahuan tertentu selama proses pembelajaran. Pembauran pengetahuan (knowledge assimilation) adalah proses pengumpulan, penyimpanan dan penyaringan pengetahuan yang dibuat dengan pengetahuan yang sudah dipunyai sebelumnya. Penyebaran pengetahuan (knowledge dissemination) adalah proses akses dan distribusi pengetahuan untuk dipergunakan dalam pekerjaan yang lainnya. Pemanfaatan pengetahuan (knowledge application) adalah penggunaan pengetahuan yang ada untuk mendukung penyelesaian masalah-masalah yang dihadapinya. Pengetahuan dibangun atau dikembangkan melalui proses pengalaman dimana pengetahuan tersebut dipergunakan, seperti proses penyelesaian masalah, projek atau pekerjaan.
Di bawah ini terdapat beberapa pertanyaan dimana penerapan Knowledge Management (KM) seharusnya dapat memberikan jawaban:
• Pengetahuan/keahlian apa yang diperlukan oleh setiap pekerja untuk melaksanakan tugas-tugasnya?
• Apakah pengetahuan terdokumentasikan dan dapat disebarkan?
• Pengetahuan/keahlian apa yang dipunyai para pekerja pada saat ini?
• Bagaimana pengetahuan itu diukur?
• Pengetahuan apa yang vital bagi proses bisnis perusahaan/organisasi?
• Pengetahuan/keahlian apa yang diperlukan oleh para pekerja untuk masa depan?
• Bagaimana membangun keahlian/pengetahuan yang diperlukan organisasi secara efisien?
• Pelatihan apa yang diperlukan untuk meningkatkan keahlian/pengetahuan?
• Bagaimana mempersingkat proses pembelajaran dan menghemat biaya-biaya akuisisi keahlian?
• Bagaimana pengetahuan para pekerja dapat disebarluaskan dengan efektif?
Untuk dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut dengan baik, maka seharusnya dikembangkan satu pendekatan yang sistematik untuk penerapan Knowledge Management, dan tentunya pendekatan tersebut dapat juga dikembangkan dalam bentuk sistem berbasis komputer, sehingga penerapan KM tersebut akan lebih mudah dan sistematik. Pendekatan yang sangat baik adalah pendekatan kompetensi untuk membangun KM tersebut.
Direktori Kompetensi
Setiap perusahaan/organisasi mempunyai struktur organisasi untuk mendukung aktifitas-aktifitasnya dan mencapai sasaran-sasarannya yang telah ditetapkannya. Struktur organisasi tersebut mempunyai pekerjaan-pekerjaan (jobs) yang dijabat oleh pekerja yang sudah ditetapkan untuk menangani pekerjaan-pekerjaan tersebut. Untuk mampu melaksanakan pekerjaan tersebut dengan baik, maka setiap pekerjaan tersebut memberikan persyaratan kompetensi yang harus dimiliki oleh pekerja agar mampu melaksanakan tugas-tugas (tasks) yang ditanganinya. (Perhatikan gambar-1).
Kompetensi-kompetensi ini akan membentuk direktori kompetensi perusahaan/organisasi yang akan memperlihatkan fokus-fokus utama dalam pelaksanaan bisnisnya. Kompetensi-kompetensi tersebut akan saling terkait terhadap pekerjaan, sehingga satu kompetensi kemungkinan diperlukan oleh dua pekerjaan yang berbeda dan tentunya kemungkinan dengan level yang berbeda pula. Disamping hal itu, keberadaan kompetensi tersebut yang diperlukan oleh organisasi sangat dibatasi oleh keberadaan pekerja juga, misalnya sakit, meninggal dunia, mutasi ke departemen lain, pindah bidang keahlian/pengetahuan, pindah ke perusahaan lain. Oleh karena itu setiap organisasi/perusahaan harus mampu mengelola kompetensi-kompetensi utama yang ada di perusahaan untuk dapat mempertahankan kelangsungan atau keberadaan perusahaan dan mampu berkompetisi dengan baik.
Kompetensi-kompetensi yang seharusnya dimiliki oleh setiap pekerjaan dengan tingkat-tingkat tertentu sangat dipengaruhi oleh pengetahuan sebagai sumber untuk mendukung kompetensi-kompetensi yang diperlukan tersebut. Oleh karena itu, pengelolaan pengetahuan (knowledge management) sangat diperlukan oleh setiap perusahaan/ organisasi untuk dapat mendukung peningkatan kompetensi yang dimiliki oleh para pekerjanya, sehingga tugas-tugas yang diberikan oleh perusahaan/organisasi dapat dilaksanakan lebih baik dan cepat. Melalui Knowledge Management yang berbasis kompetensi tersebut, maka setiap pekerja akan dapat belajar dari pengalaman pekerja lainnya ketika dia menggantikan posisinya.
Knowledge Management System Berbasis Direktori Kompetensi
Knowledge Management System (KMS) merupakan sistem berbasis komputer untuk mendukung penerapan KM di perusahaan/organisasi, sehingga penyebaran dan pengaksesan pengetahuan akan lebih efisien dan efektif. Terdapat lima prinsip utama yang mendasari pengembangan Knowledge Management System (KMS) :
• Menyimpan pengetahuan secara online dan dapat dilakukan secara online . Macam-macam pengetahuan dipublikasikan dalam bentuk digital, dan jika diperlukan dicetak dalam kertas. Pengetahuan disimpan dalam jaringan Intranet, tidak disimpan dalam kabinet-kabinet atau kotak-kotak, karena pengetahuan yang sudah dijadikan dalam bentuk digital akan lebih efisien untuk dipelihara, dan akan lebih mudah untuk dianalisa, ditelusuri, diperbaharui dan disebarluaskan.
• Memudahkan akses pengetahuan online. Organisasi/perusahaan mempunyai tanggungjawab dan kewajiban untuk semua karyawan mempunyai akses yang sama terhadap pengetahuan yang sesuai dengan keperluannya
• Para pegawai menjadi “Knowledge Worker”. Para pegawai dituntut untuk meningkatkan kemampuannya ketika melayani pelanggan/kustomer internal atau eksternal, sehingga para pegawai mampu mengakses dengan segera terhadap pengetahuan yang terbaru dan akurat. Dalam hal ini, teknologi Web dapat memberikan fasilitas untuk mendorong perubahan budaya melalui lingkungan yang didukung oleh pengetahuan atau informasi yang dapat diakses dari berbagai lapisan, dan juga bisa saling melakukan sharing satu sama lain dengan mudah.
• Berkerja secara kemitraan (teamwork) untuk mencapai sasaran. Terdapat kebutuhan yang mendesak untuk dapat melakukan kerjasama secara lebih baik diantara para anggota atau departemen organisasi/perusahaan.
• Menghilangkan atau memperkecil penghalang dan memberikan contoh/model. Dalam era informasi, pimpinan perusahaan/organiasi seharusnya secara proaktif mendorong para pekerja untuk bisa saling berkerja sama, oleh karena itu pimpinan memberikan contoh atau model untuk selalu berbagi pengetahuan atau informasi dengan semua lapisan.
Teknologi Web dan Internet merupakan platform standard yang sudah banyak diterapkan di lingkungan perusahaan/organisasi, dan teknologi ini dapat mendukung prinsip-prinsip utama KMS dengan baik dan fleksible. Oleh karena itu teknologi ini sangat cocok dipergunakan untuk mengembangkan Knowledge Management System (KMS) berbasis direktori kompetensi ini.
Untuk dapat membangun dan menerapkan KMS berbasis direktori kompetensi ini dengan baik, maka Knowledge Director atau pimpinan projek penerapan KM di perusahaan/organisasi harus dapat memahami relasi-relasi dengan baik antara struktur organisasi, posisi pekerjaan dan kompetensi. (Seperti gambar-1).
Melalui relasi-relasi tersebut, KMS berbasis kompetensi mempunyai bagian-bagian utama, seperti :
• Jobs Directory. Seluruh posisi pekerjaan (jobs) harus jelas dalam struktur organisasi, dan setiap pegawai harus mempunyai posisi pekerjaannya. Direktori ini merupakan pemetaan struktur organisasi terhadap posisi pekerjaan.
• Competence Directory . Setiap pekerjaan akan mempunyai kompetensi-kompetensi yang disyaratkan. Direktori ini merupakan pemetaan pekerjaan terhadap kompetensi.
• Knowledge Directory . Setiap kompetensi memerlukan pengetahuan. Pengetahuan terdiri dari empat sumber utama yaitu pelatihan, konsultansi, forum diskusi dan dokumen. Keempat sumber utama ini saling terkait, sehingga satu sama lain bisa saling mendukung. Pengetahuan ini harus langsung terkoneksi dengan kompetensi-kompetensi dari posisi job, sehingga akan terjadi sharing pengetahuan secara langsung.
Kelebihan sistem ini adalah dapat dijadikan sebagai sarana untuk menganalisa terhadap kebutuhan training yang lebih akurat sesuai dengan kebutuhan, karena kompetensi-kompetensi yang diperlukan lebih transfaran terhadap pekerjaan. Sistem ini dapat diterapkan dalam berbagai lingkungan perusahaan.
Proses pembelajaran para pegawai akan terjadi terus menerus, sehingga sistem ini dapat memberikan penghematan biaya dan waktu dalam proses peningkatan kualitas Sumber Daya Manusia (SDM) perusahaan/organisasi, disamping hal itu pemberdayaan SDM akan lebih optimum untuk menangani pekerjaan-pekerjaannya dan tentunya akan dapat lebih saling berinteraksi untuk menyelesaikan masalah yang dihadapinya.
Penutup
Knowledge Management merupakan langkah strategis bagi setiap organisasi/perusahaan. Pendekatan direktori kompetensi merupakan pendekatan yang fleksibel untuk penerapan KM. Sistem KM berbasis teknologi Web dapat dikembangkan dengan memperhatikan tiga relasi utama antara Jobs Directory, Competence Directory dan Knowledge Directory . Sistem ini dapat memberikan penghematan biaya dan waktu dalam proses peningkatan kualitas dan pemberdayaan Sumber Daya Manusia (SDM) perusahaan/organisasi.
source : http://haitanrachman.wordpress.com/2007/09/25/knowledge-management-system-berbasis-kompetensi/